系统集成项目管理工程师教程第2版：控制沟通的技术和方法

12.4.2 控制沟通的技术和方法

1。信息管理系统

项目经理可以利用信息管理系统来获取、保存、发布有关项目的多方面信息，包括成本、进度和绩效。项目经理可以合理使用各种可供利用的手段为干系人提供所需要的信息，可以利用不同的软件汇总整合多方面的信息；可以利用电子表格、报表、图表、多媒体演示等多种方式展示数据以及分析结果；可以面向不同的干系人提供不同详细程度的信息（如面向技术人员和管理人员所提供针对同一事项的信息的详细程度就未必相同，而他们所关心的角度也未必相同）。

2。专家判断

项目经理在进行控制沟通过程中，借助专家以及专家组的能力和经验也是一个很好的选择，尤其是有从事过类似项目的专家对项目沟通进行评估、提供意见是非常重要的。在专家的帮助下，可以更为准确地进行评估，迅速采取有效的行动，进行强有力的干预。专家不一定是本组织或者从事过类似项目的人或者组织，也可以是有能力或者经过特殊培训的个人或者组织，如：

(1)组织内的其他部门；

(2)顾问；

(3)干系人（有经验的客户或者发起人也是专家）；

(4)专业技术协会；

(5)行业团体；

(6)专门研究相关领域的专家；

(7)项目管理办公室。

3。会议

项目经理在项目的整个生命周期中，需要根据计划定期或不定期地召开会议，有的时候是团队内部会议，有的时候是与项目干系人进行的外部会议；有的时候是在施工现场召开，有的时候是在客户的办公室召开；有的时候采取传统会议模式，有的时候采取网络会议模式。召开会议是帮助我们团队进行讨论，发现问题，解决问题，确定行动方案，或者与项目干系人的信息交流，满足其沟通需要。项目中的定期会议包括如下会议。

1)项目的例会

项目的例会通常是项目中最重要的会议之一，一般以周为单位召开，是项目团队内部沟通的主要平台。对于某些大型项目也可以双周或月为周期。

一般来讲，项目例会由项目经理主持召开，主要议题如下：

(1)项目进展程度调查和汇报；

(2)项目问题的解决；

(3)项目潜在风险的评估；

(4)项目团队人力资源协调。

2)项目启动会议

项目启动会议一般在项目团队内部和外部分别举行。内部启动会议重要解决内部的资源调配和约束条件的确认，而外部启动会议主要是协调甲方和乙方的项目接口工作。

3)项目总结会议

项目总结会议的目的如下：

(1)了解项目全过程的工作情况以及相关的团队或成员的绩效状况；

(2)了解出现的问题并提出改进措施；

(3)了解项目全过程中出现的值得吸取的经验并进行总结；

(4)对总结过后的文档进行讨论，通过后就存入公司的知识库，从而形成公司的知识积累。