沟通管理

一、 编制沟通管理计划(强调计划的重要性，制定项目管理计划的重点是项目干系人分析，结合输入，工具，制定计划，计划的主要内容，文件保存形式，联系方式，工作汇报方式，确定沟通计划的维护人)

二、信息分发（强调信息分发的重要性，如何进行信息分发）

三、绩效报告，绩效报告是做啥的，结合工具技术如何形成绩效报告，绩效报告有包含定期报告，阶段审查，紧急报告等三方面内容

四、干系人管理（介绍项目的情况，项目干系人多，包含哪些，干系管理的重要性，不管理会出现说明情况，该如何召开有效的管理人会议；对于不同的项目干系人，我们如何进行工作的汇报，采用正式与非正式的沟通，哪些需要正式的沟通，哪些需要非正式沟通，并且结合范围管理中的问题，对关系人情况进行说明，最终说明你的工作的正确性。）

作为一名合格的项目管理者，在这任何事情之情都要做好规划，沟通管理同样如此。但是有一些人认为，制定沟通管理计划，需要浪费大量的时间，倒不如将这些时间施加到项目实施阶段，为实施阶段赢得充足的时间。如果从项目的短期来看，这样做确实会给项目实施赢得一定时间，但是，从长远角度考虑，这样做常常会因为沟通管理计划制定不周详，导致部分项目干系人不理解项目，导致项目返工，工期延长，甚至返工。

因此，我认为制定详细的沟通管理计划是非常必要的工作。在制定项目沟通管理计划时，我重点做好组织结构的理解和项目干系人分析。电子政务综合办公门户项目主要干系人包含省厅级领导，信息中心相关人员，业务管理部门，市环保局领导，信息中心，县级环保局领导，以及一个监理单位。重点分析这些人员各自需要什么信息，在项目进行的每个阶段要求的信息，只有这样建立起来的沟通体系才会全面有效。然后我结合组织过程资产，项目章程，项目管理计划，范围说明书，制定了沟通管理计划。具体内容如下：

文件保存方式：在沟通管理计划中首先明确信息的保存方式、信息读取的权限，明确哪些项目项目干系人可以读取，制定文件读取，使用权限。

联系方式：由于该项目涉及的用户和项目干系人多，所以必须建立项目通讯录，同时由于目前智能手机的功能非常强大，结合公司的优势，我公司将通讯录app引如到项目中，为项目的联系创造了有利条件，打开通讯录app就可以找到联系人，简单方便快捷。

工作汇报方式：明确了项目干系人，就要制定工作汇报方式，保障不同级别的干系人对需要的项目信息能够及时的了解，那么就需要制定相关的汇报方式，比如：汇报时间，地点，汇报的形式，传达的形式等等。比如:承建方每周五早上必须要进行承建项目的汇报，同时我对收到的汇报情况进行总结，然后将相关项目的情况，汇报给相关的项目干系人。

确定沟通计划的维护人：由于计划不可能是一直不变的，那么如果沟通计划发生变化，由谁来进行修订，并通知相关的项目干系人呢？所有我们在沟通计划中要明确指出，如果项目的沟通计划发生变更，必须要有维护人。

通过后期项目的时间，确实证实了，沟通管理计划是非常有必要的。

二、信息分发

    信息分发是将项目的管理信息正确的传达到相应的人员，如果要实现让项目干系人及时收到项目的信息，是相当重要并有一定的困难。我主要通过三种方式实现，首先我们通过电子邮件的形式，书面的通知客户，这种方式可以避免用户说他没有收到。第二种方式是通过即时通讯这个软件进行沟通，这个软件支持视频，可以满足省、市、县三级的人员同时进行沟通，第三种方式是进行面对面的非正式沟通，通过这样的沟通，能够获取更加准确的信息。

三、 绩效报告

绩效报告是项目沟通管理中非常重要的环节，通过项目绩效信息，项目管理计划等，通告项目状态评审会，形成绩效报告。一般来说，主要有三种形式：

定期报告：就是在某一特定的时间内将所完成的工作量向上级汇报。周例会将项目的情况向相关的项目干系人进行介绍，比如：项目目前已完成的工作，存在的问题，下一步的工作等等。

阶段审查：就是项目进行到重要的阶段或里程碑的项目发展阶段，就要进行阶段评审了。阶段评审的意义就在于评审当前项目的情况，及时发现项目中的问题，迫使人们对项目工作的负责。阶段评审主要针对项目的重要阶段或者里程碑，对于这些重要事件，我们首先做好这些阶段的评审，如果做不好评审，可能会导致项目范围的变更，出现返工，延长工期，甚至项目失败，所以在项目管理过程中我们一定把握好这一环节，积极与干系人沟通，避免重大问题的出现。

紧急报告：紧急报告是在出现意外的情况下进行的报告，比如在一次非常重要的省、市、县三级会议前一天，突然发现，会议要使用的视频设备出现了故障，不能正常工作了，由于时间紧迫，我来不及整理书面材料，将当前发现的问题，相关的影响，公用的资源，以及问题的紧迫性向相关项目干系人进行了汇报，同时我采用应急预案，事后再查找具体的原因，从而保证了视屏会议的正常顺利进行。

四、 项目干系人管理

因为本项目涉及干系人众多，采取有效的干系人管理方法，可以很好平衡他们的期望，减少冲突发生，从而大大降低项目管理难度。实践证明面对面沟通是最有效的干系人沟通方式，所以我经常根据需要召开项目相关干系人会议，例如进入单元测试阶段后，每天要求测试人员、项目开发人员在快下班前开一个短会，分析今天的测试情况及产生问题的原因，这样能保证参会人员都能及时了解自己工作情况和效果，能够有效推进项目实施。为了组织一个高效的干系人会议，我做了充分的准备工作，例如我对开会议题进行筛选，对一些没有必要开会讨论议题要求双方之间可以私下沟通；将会议材料分发给参与人员，要求他们仔细阅读；对于复杂问题要求发言人最好制作 PPT进行讲解，并做好会议纪要工作。 但是在项目中，我还注重沟通方式的选择，根据不同的干系人、不同问题或不同时间采用正式或非正式的沟通渠道。例如客户方一业务人员被客户领导派来协助我们完成数据整合工作，而且领导要求他必须在数据库设计开始前两周内完成。由于该该项工作时间紧迫，无论采用赶工，还是改进工作方式都无法完成。如果采用正式的沟通方式，可能会造成干系人之间更大冲突，使得该业务人员产生了抵触情绪。为了解决该问题，防止冲突升级影响项目进度，我找到公司的数据库设计工程师，讨论解决办法。经过交流发现该业务人员使用的方法较为传统，并不适合本项目，且少灵活性。如果匆匆完成设计，可能导致项目质量下降而引起返工。因此，我通过电子邮件、电话等方式和客户领导进行了详细交流，求得理解，适当调整工期，并要求我公司数据库设计人员注重与该业务人员搞好关系，进行详细的业务探讨，让部分数据抽象化，另一部分数据参数化，最终制定最优整合方案，让各方得到满意的结果，保障了项目顺利推进。