试题 论大型信息系统项目的沟通管理

一般把周期长、规模大，或具有战略意义，涉及面广的项目称为大型项目，大型项目目标构成复杂，项目干系人众多，团队构成复杂。在管理大型项目的过程中，往往会把大型项目分解为一个个目标相互关联的中、小项目来统一管理。大型项目的沟通管理重要并有特殊之处。在实际的管理过程中有许多需要注意的地方。

请以“大型信息系统项目的沟通管理”为题，分别从以下三个方面进行论述：

1．简要叙述你参与管理过的大型信息系统项目（项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的产品等）以及你在其中承担的工作。

2．结合项目管理实际情况并围绕以下要点论述你对大型项目沟通管理的认识。

（1）大型信息系统项目的特点。

（2）大型信息系统项目的组织结构和项目干系人分析。

（3）根据大型项目的特点，在制定沟通计划时应该考虑的内容和应遵循的步骤。

（4）大型信息系统项目的沟通管理要点。

（5）实施有效沟通管理的工具和方法。

3．请结合论文中所提到的大型信息系统项目，介绍你如何对其进行沟通管理（可叙述具体做法），并总结你的心得体会。

写作分析

该论文考查的是考生对大型信息系统项目沟通管理的认识和理解。在写此论文时，考生需要注意两个方面的问题：一是选择的项目规模要比较大；二是在论述沟通管理时（主体内容与一般项目的沟通管理没什么区别），需要结合大型项目团队构成复杂、项目干系人众多等特点进行有针对性的阐述。根据题目要求论述的三个方面，本论文除需要简单介绍项目基本情况（包括项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、项目周期、交付的产品等）之外，还需要阐述大型信息系统项目的特点、大型信息系统项目的组织结构和项目干系人分析、大型项目在制定沟通管理计划时应该考虑的内容和应遵循的步骤、大型信息系统项目的沟通管理要点、实施有效沟通管理的工具和方法，同时需要结合论文中所提到的大型信息系统项目，举实例介绍“我”是如何对其进行沟通管理的，并总结心得体会。从出题要求来分析，笔者认为，本论文的重点应该是响应问题2：结合项目管理实际情况从五个方面论述你对大型项目沟通管理的认识。（论文写作难度：★★★★）

范文

【摘要】

本文讨论了XX省社保系统民政统一软件开发这一大型项目的沟通管理。该项目是在国家大社会保险政策指导下于2013年10月份正式启动的。该系统为用户提供了优抚安置、救灾救济等十大主要业务功能。在本文中首先从大型信息系统项目的特点、项目的组织结构和项目干系人分析，大型项目在制定沟通管理计划时应该考虑的内容和应遵循的步骤、项目的沟通管理要点及实施有效沟通管理的工具和方法等方面论述了我对大型项目沟通管理的认识；然后通过实例介绍我是如何进行沟通管理的。在论文的最后总结了我在该项目沟通管理方面的五点实用经验和两点不足。在本项目建设过程中，本人担任项目经理。本系统已于2014年12月4日成功上线并顺利通过了用户验收，目前运行状况良好，得到了用户的高度评价。

【论文大纲】（考生可以把论文大纲先写在草稿纸上，用于写作论文时扩展和引导自己的写作思路）

该篇论文，笔者把正文分为七段：

第一段：响应问题1，描述项目的背景、系统所包括的功能，系统建设的基本要求，所采用的IT技术，“我”的职责，并切入论文的论题：项目的沟通管理。

第二段：响应问题2的第（1）（2）小问，阐述大型信息系统项目的特点，大型信息系统项目的组织结构和项目干系人分析。

第三段：继续响应问题2第（3）小问，阐述根据大型项目的特点，在制定沟通管理计划时应该考虑的内容和应遵循的步骤。

第四段：响应问题2第（4）（5）小问，阐述大型信息系统项目的沟通管理要点、实施有效沟通管理的工具和方法。

第五段：响应问题3，结合论文中所提到的大型信息系统项目，通过两个实例介绍了我是如何对其进行沟通管理。

第六段：总结本项目通过有效项目（沟通）管理所取得的实际效果。 

第七段：论文总结，哪些做得好（五点经验）、哪些需要改进（两点不足）。

【正文】

XX省社保系统民政统一软件开发这一大型项目是在国家大社会保险政策指导下于2010年10月份正式启动的。该项目由XX省民政厅发起，旨在为全省民政部门提供一套集优抚安置、救灾救济、社会福利、民间组织管理、社区建设、基层政权、社会事务、区划地名、老龄工作和民政事业费管理等十大主要民政业务于一体的全省民政统一软件系统。该系统采用浏览器/web服务器/应用服务器/数据库服务器四层J2EE体系结构，应用服务器（中间件）采用Oracle公司的WebLogic11g，数据库服务器（数据库管理系统）采用Oracle11g，界面层主要采用ExtJs3.3/Ajax/Servlet/JSP，业务逻辑层组件主要采用EJB3.0技术实现。在该项目的建设过程中，本人担任项目总负责人，负责项目的全面管理。由于系统建设规模大（有1万6千多个功能点）、建设时间紧（用户要求在2011年12月31日前所有功能子系统都必须全部上线），为了保证项目的如期完成，我带领项目团队全体成员，通过有效的项目管理特别是出色的项目沟通管理，获得了良好的绩效，取得了可喜的成绩。

（本段响应问题1：叙述我参与管理过的信息系统项目（项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、项目周期、交付的产品等）。这句话是让考生理解如何正确地响应题目中的要求。括号中的这段话考试时不用写。）

我们知道，大型复杂信息系统项目一般具有如下四个特点：一是项目周期比较长，不可控因素多；二是项目规模大、功能复杂程度高，需要多方面技能的工程技术人员共同参与；三是项目干系人多，协调难度大；四是项目团队人数多，管理难度大。项目一开始，我们就对该大型信息系统项目进行了认真细致的分析，发现该项目规模大、功能复杂、用户要求高，涉及的技术面很广，需要公司软件、系统集成、网络布线、货品采购等多个技术和职能部门人员的协同配合；综合如上因素，为了既保证项目经理对该项目的控制力度又能充分利用好公司跨部门的资源特别是一些稀缺资源，经申请并得到公司批准，本项目我们采用强矩阵的项目组织结构的形式。由于项目工作任务多、项目组成员多（高峰时期近60人），为了实现有效管理，我们根据该项目的实际情况，将其分解成业务软件系统开发、主机和网络安装、数据库安装配置、综合布线和软硬件集成等五个目标相互关联的子项目来统一管理，试图通过分工和协作，发挥团队协同作战的优势。为此，该项目在我之下，还安排了五个子项目经理，他们分别管理业务软件系统开发、主机和网络安装、数据库安装配置、综合布线和软硬件集成五个子项目，他们对我负责和向我汇报，我作为项目总负责人和项目经理，负责该项目的全面管理。因为识别项目干系人非常重要，项目启动阶段，我们就根据《项目章程》等相关文件，采用干系人分析和会议的方式，努力识别出了项目中的绝大部分干系人，并把干系人相关信息登记进《干系人登记册》和《干系人分析矩阵》中（干系人相关信息主要有：干系人基本信息、干系人评估信息、干系人分类、干系人的利益、干系人对项目的影响、管理干系的策略等）。

（本段响应问题2的第（1）（2）小问：阐述大型信息系统项目的特点，大型信息系统项目的组织结构和项目干系人分析。括号中的这段话考试时不用写。）

绝大部分项目干系人被识别出来后（基于项目的特点，我们后续采用了滚动式规划动态识别出了项目中新的干系人），我们遵循四个步骤制定出了《项目沟通管理计划》。这四个步骤是：第一步：向项目干系人特别是项目关键干系人详细了解他们的沟通需求；第二步：根据调研结果制定《项目沟通管理计划》；第三步：组织相关人员评审《项目沟通管理计划》；第四步：把评审后的《项目沟通管理计划》分发给项目相关干系人进行确认直至得到他们的认可。我们制定的《项目沟通管理计划》包括的内容主要有四个方面：（1）负责和干系人沟通的人员及分工；（2）和不同的干系人沟通哪些信息和内容；（3）采用何种方式和不同的干系人进行沟通；（4）和不同的干系人沟通信息时的沟通时间和频率。项目实际绩效表明，我们采用的制定《项目沟通管理计划》的四个步骤是科学的，《项目沟通管理计划》是适合本项目实际需要的。（本段响应问题2的第（3）小问：阐述根据大型项目的特点，在制定沟通管理计划时应该考虑的内容和应遵循的步骤。括号中的这段话考试时不用写。）

项目一路下来，经验告诉我，大型信息系统项目的沟通管理要点主要有四个方面：（1）一定要充分进行干系人识别和干系人沟通需求分析，不能主观臆断；（2）《项目沟通管理计划》一定要得到项目主要干系人认可；（3）一定要按照《项目沟通管理计划》进行沟通管理和干系人管理；（4）和外部干系人沟通时用到的素材和达成的结论，尽量用正式的文档记录并存档。另外，要实施有效沟通管理，我认为主要要做好三个方面的工作：制定出合适的《项目沟通管理计划》、根据《项目沟通管理计划》管理好与干系人之间的沟通，以及根据《项目沟通管理计划》监控沟通过程及处理好沟通过程中出现的沟通偏差。根据我在本项目中的经验，在“规划沟通”中我用到的工具和方法有沟通需求分析、沟通技术和沟通方法，在“管理沟通”中我用到的工具和方法有沟通技术、沟通方法、信息管理系统和报告绩效；在“控制沟通”中我用到的工具和方法有信息管理系统、专家判断和会议。

（本段响应问题2的第（4）（5）小问：阐述大型信息系统项目的沟通管理要点、实施有效沟通管理的工具和方法。括号中的这段话考试时不用写。）

总体来说，在XX省社保系统民政统一软件开发这一大型项目的建设过程中，我们按照《项目沟通管理计划》实施的项目沟通管理工作做得不错。这里举两个典型的实例来阐述我的沟通管理。一个实例是我们五个项目小组之间沟通协同配合不畅：由于该项目我们分成了五个子项目小组，五个子项目小组的成员来自于公司的不同部门，由于部门文化不同、平时大家又很少在一起工作，因此项目开始的那段时间，子项目组之间扯皮、抱怨和互相指责的现象比较明显，曾一度影响了项目工作的整体推进；发现这个问题后，我和五个子项目经理进行了详细的沟通，也组织召开了几次工作协调会议，但问题没能得到很好的解决；后来在公司资深项目经理的点拨下，我们通过建立起统一的工作目标和统一利益，把大家“捆绑”到了“同一条船”上，同时通过经常性的跨子项目小组的交流和互动，这一问题后来得到了非常好的解决。另一个实例是多单位配合不到位：我们这个项目涉及到用户、主机系统供应商、网络设备供应商、数据库系统供应商等多家单位，在沟通和合作方面问题比较明显，如开协调会时人员不齐、需要相关单位派人联调系统时个别单位支持不力等，针对这一情况，作为项目总集成商的我们出台了带有奖惩性质的《项目协同工作制度》，同时建立起联席会议和通报制度，通过这些正式制度的约束，各单位对该项目的重视和配合程度提高了很多，为整体项目的顺利推进提供了有力的保障。（本段响应问题3：结合论文中所提到的大型信息系统项目，通过两个实例介绍了我是如何对其进行沟通管理的。括号中的这段话考试时不用写。）

通过有效的项目管理特别是出色的沟通管理，项目于2011年12月4日全部上线并顺利通过了用户验收，在用户期望的日期前三周左右圆满完成了各项任务。项目完成后，我们对项目实际数据进行了统计，发现该项目的实际成本比预算少花了7%，总生产率比公司的标准生产率提高了12%，人月成本也比公司标准人月成本降低了8%。工作效率的提高和人月成本的下降与我们良好的沟通管理有着密切的关系。（本段总结本项目通过有效的项目（沟通）管理所取得的实际效果。括号中的这段话考试时不用写。）

XX省社保系统民政统一软件系统已经正式上线并运行了近一年时间，运行状况良好，得到了用户的一致好评。在本项目的沟通管理方面，我实践并总结了有效沟通的五条有用的工作经验：

（1）不同的干系人他们的偏好不同，需要采用不同的沟通方式和风格与他们进行沟通；

（2）人之所欲施之于人，一定要用干系人所期望的方式和他们沟通；

（3）和干系人沟通时一定要经常换位思考，特别是在和干系人有意见分歧的时候就更应该如此；

（4）干系人（特别是外部干系人）有他们的利益诉求，我们一定要抱着有利于项目、合作共赢的思想去和他们沟通，千万不要只想到自己或自己公司的利益；

（5）用“我们”的心态来解决与干系人合作过程中遇到的问题。

但是，在本项目的沟通管理方面，也存在着一些问题，需要我们在以后的项目管理过程中去不断改进，如：

（1）在外部环境对沟通效果的影响上我把握得还不够，导致有个别的沟通活动失败；

（2）在沟通技巧上还不十分娴熟，因此出现过一次让用户投诉的现象。

（最后是对该项目在沟通管理方面经验和不足的总结。括号中的这段话考试时不用写。）