3.9. 采购工作说明书、采购文件（询价文件）、采购建议书、合同

采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或者服务的能力。对所购买的产品、成果或者服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的部分项目范围。

采购文件（买方招标文件）是买方准备发给每一个卖方的正式邀请，它描述了要采购的原材料、产品、货物或者服务，它是卖方准备投标文件的依据。有时采购文件不是单独的一个而是一个文件包。

采购建议书（卖方投标文件）是由潜在的、合格的卖方准备的文件，用来阐明该卖方有能力和愿望提供买方所需的产品、成果或者服务。

采购建议书应该按相应的采购文件的要求拟定，并可反映相关的合同原则。卖方的建议书应买方的要求提供正式的合法报价。卖方的建议书回应买方的采购文件并构成正式和合法的要约。某些情况下，卖方可以应买方的要求对建议书中涉及到的人员、技术等进行口头说明，以便买方在评估建议书时使用。

合同（双方）是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同是买卖双方形成的一个共同遵守的协议，卖方有义务提供合同指定的产品和服务，而买方则有义务支付合同规定的价款。

合同是编制范围说明书的依据。