12.2.2监理单位信息管理方法

    监理资料包含文书、档案、往来信息等原始的或电子的材料。监理文档是监理工作信息的重要载体，也是监理项目部的工作成果之一，对监理单位和建设单位都有重大作用。

    1.文档管理是建设单位的需要

首先，对文档进行有效管理，是建设单位的要求。建设单位在将工程监理的任务委托给监理单位以后，并不是就纯粹不管不问了，它还需要时时一关注工程的实施情况，而能够使其对工程进展情况了解得比较清楚的媒介之一，就是监理的文档。

    其次，高效的文档管理，也是监理单位自身的需要。一是，为了成功对工程进行监理，必须有一套严谨的文档分类管理办法，这样，工程的详细情况才可能被监理项目组准确掌握，.从而也为建设单位所准确掌握;二是，监理单位需要对监理人员的工作情况进行考核，以决定人员的报酬和职位进行奖惩升降，而这些最主要的依据，则是监理的文档;三是，监理文档本身就是监理工作经验最好的总结，是监理工作最好的培训资料，从培养人员的角度上来说，一套完善的文档管理体制非常必要。

    文档管理工作应由监理项目部承当，应选配思想素质高、责任心强的监理人员进行档案管理，负责做好以下各方面的档案的收集、整理、立卷、保管工作。档案的管理由监理人员负责，承建单位也必须保存与之相关的文档副本。送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写。所有资料必须分期、分区、分类(同行业信息、素材、样盘、合同、协议等)管理，时刻保证资料与实际情况的统一;负责文档管理人员必须遵守保密原则，确保各方技术信息不流失。作好监理日记及工程大事记;作好合同批复等各类往来文件的批复与存档;作好项目协调会、技术专题会的会议纪要;管理好实施期间的各类技术文档;提交竣工文档清单，并且检查文档的合格性。

    2.文档管理过程应该注意事项

    (1)文档的格式应该统一。最好能够结合监理单位自身的MIS C Management Information System，管理信息系统)系统和监理工程项目管理软件来统一定义文档格式，这样做的好处是便于进行管理。

    (2)文档版本的管理。新的版本出来后，旧的版本应该进行相应的改变，同时彻底从管理库中清除，以保持文档版本的统一。

    (3)关于文档的存档标准。文档的存档标准是指某一类型的文档究竟应该保存多长时间，这个问题应该由监理单位根据国家档案管理相关的要求，统一进行规定。

    3.监理工程师在归集监理资料时注意事项

    (1)监理资料应及时整理、真实完整、分类有序;

    (2)监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施;

    (3)监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档;

    (4)监理档案的编制及保存应按有关规定执行。

    4.建立监理档案的原则

    监理资料归集后，应该建立工程监理档案进行管理，监理单位对建立监理档案的原则如下:

    (1)为了进一步提高建设监理工作水平，促进工程建设监理工作的程序化、规范化、科学化，为以后贯标工作做好基础工作，监理单位应该要求各部门认真做好监理资料的管理工作;

    (2)工程监理档案应与工程形象进度同步建立，按类别及时整理归档，要求真实齐全、纸张统一，编有检索目录，便于查询;

    (3)全面推广计算机辅助管理，实现监理信息处理的规范化，提高监理工作效率和管理水平。

    监理单位严格要求信息系统工程人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持。’

    5.监理单位对文档工作的责任

    监理单位要认识到正式或非正式文档都是重要的，还要认识到文档工作必须包括文档计划、编写、修改、形成、分发和维护等各个方面。

    监理单位对文档工作的支持。监理单位应为编写文档的人员提供指导和实际鼓励，并使各种资源有效地用于文档开发。

    监理单位的主要职责:

    (1)建立编制、·登记、出版、分发系统文档和软件文档的各种策略;

    (2)把文档计划作为整个开发工作的一个组成部分;

    (3)建立确定文档质量、测试质量和评审质量的各种方法的规程;

    (4)为文档的各个方面确定和准备各种标准和指南;

    (5)积极支持文档工作以形成在开发工作中自觉编制文档的团队风气;

    (6)不断检查己建立起来的过程，以保证符合策略和各种规程并遵守有关标准和指南。

    6.项目监理单位在项目开发前应决定的事项

    (1)要求哪些类型的文档;

    (2)提供多少种文档;

    (3)文档包含的内容;

    (4)达到何种级别的质量水平;

    (5)何时产生何种文档;

    (6)如何保存、维护文档以及如何进行通信;

    (7)如果一个软件合同是有效的，应要求文档满足所接受的标准，并规定所提供的文档类型、每种文档的质量水平以及评审和通过的规程。，