13.3.1监理会议

    1.一般组织原则

    会议是把项目有关各方的负责人或联系人团结在一起的重要机制。会议不仅可以使得项目建设有关信息全方位地畅通与流转，而且提供了某种程度上的社会联系，它有助于提醒出席会议的人认识到“每一个人都是项目团队的一员”。

    1)会议成功的关键

    举行会议成功的关键原则是:确保每个人到场、议程和领导。为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定项目。如果没有讨论的议题就取消会议。开好会议要把议程的项目保持在所需的最低数量，以确保每一个人都掌握最重要的事件、议题和问题的最新动向。作为会议的组织者，要确保在概括会议议程时尽可能地精炼，没有必要的长会其效果将适得其反。领导的与会作用是保证会议的结果得到落实的重要保证。

    2)确保会议成功的措施

  召集或主持会议可以采取多种措施以确保会议有效。包括以下具体的措施。”

    (1)会前的准备措施

    ·确定会议目的。该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定决策、说服或宣扬、解决问题，还是为了评估项目进展情况。

    ·确定谁需要参加会议，说明会议目的。参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数。

·事先将会议议程表分发给参加会议者。议程表包括会议目的、包含的主题(应按重要性大小列出)。

    ·每个主题事件的分配及谁将负责该主题、发言或主持讨论。议程表应附有参与        者在会前需要评审的文件和资料。

    (2)会议过程把握的原则

    ·按时开始会议。

    ·指定记录员。详细的记录方便以后的查阅。

    ·评论会议的目的和议程表。

    ·督促而不能支配会议，应保证会议在计划时间内顺利进行。

    ·会议结束时总结会议成果，并确保所有参加者对所有决策和行动项目有一个清        楚的了解。

    ·必要超过会议计划时间。与会者可能有其他约会或者其他系列会议。如果没有        讲完所有议程，最好让涉及这些细目的人另开一个会议。

    ·评价会议进程。会议结束时，应评价会议进程，公开讨论发生了什么，并决定是否做些调整，以提高以后会议的有效性。

    (3)会议结果的落实原则

    ·在会后24小时之内公布会议成果。

    ·总结文件应该简洁，应明确所做出的决定性意见，并列出行动细目，包括谁负        责、预计完工时间和预期的交付物等。

    2.项目监理例会

    项目监理例会是履约各方沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题，由工程监理单位总监理工程师组织与主持的例行工作会议。

    项目监理例会参加单位及人员通常包括:总监理工程师、总监代表、有关监理工程师;承建单位项目经理、技术负责人及有关专业人员;建设单位驻现场代表等;根据会议议题的需要还可邀请设计单位、分包单位及其他有关单位的人员参加。

    1)项目监理例会的主要议题

    (1)检查和通报项目进度计划完成情况，确定下一阶段进度目标，研究承建单位人力、设备投入情况和实现目标的措施;

    (2)通报项目实施质量的检查情况和技术规范实施情况等，针对存在的质量问题提出改进措施要求;

    (3)检查上次会议议定事项的落实情况，检查未完成事项及分析原因;

    (4)分包单位的管理和协调问题;

    (5)项目款支付的核定及财务支付中的有关问题;

    (6)接收和审查承建单位提交相关项目文档;

(7)监理提交相关监理文档;

    (8)解决项目变更的相关事宜;

    (9)违约、工期、费用索赔的意向及处理情况;

    (10)解决需要协调的其他有关事项。

    2)会议准备

    项目监理单位应及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备:

    (1)了解上次会议的落实情况和存在的问题;

    (2)准备会议资料、确定有关事项的处理原则;

    (3)与有关方面通报情况、交换意见，督促做好准备。

    3)会议纪要的记录、签认和分发

    项目监理例会内容通常由指定的监理人员记录，除笔记以外会根据实际情况使用数码相机、摄像设备、录音笔和笔记本电脑等设备进行辅助记录和演示。

    会议纪要由监理工程师根据会议记录整理，主要内容有:

    (1)会议地点和时间;

    (2)会议主持人;

    (3)出席者姓名、隶属单位、职务;

    (4)会议内容和决议事项，(包括负责落实单位、负责人和时限要求);

    (5)其他事项。

    会议纪要的内容应真实，简明扼要。纪要经总监理工程师签认，发放到项目有关各方，并应有签收手续。会议纪要中的议定事项，有关方面应在规定的时限内落实。

    3.监理专题会议

    专题会议是为解决专门问题而召开的会议，由总监理工程师或授权监理工程师主持。专题会议应认真做好会前准备，监理工程师要认真做好会议记录，并整理会议纪要，由总监理工程师签认，发给项目有关方面。专题会议通常包括技术讨论会、现场(项目组织)协调会、紧急事件协调会和技术(或方案)评审会等。

    监理单位通常会依据现场工程进度情况，定期或不定期召开不同层级的现场协调会议，解决工作过程中的相互配合问题。在协调会上通报重大变更事项，解决建设单位与承建单位之间的重大协调配合问题，通报进度状况，处理工作中的交接、场地与公用设施使用的矛盾。

    对于因突发性变更事件引起的进度问题，监理单位会召开紧急协调会议，督促各方采取应急措施赶上进度要求，以便项目的开发能以预期的进度完成。

根据项目的实际情况，在承建单位完成关键阶段的工作时，监理将及时组织专家，会同建设单位对阶段成果进行评审，以便在评审通过后能使承建单位及时转入下一阶段的工作实施中。